Een coördinatie- of plaatsingsverzoek heropenen en bijwerken

Voor efficiënte transmurale samenwerking is een volledige informatieoverdracht essentieel. Het kan echter gebeuren dat nadat een coördinatie- of plaatsingsverzoek is verstuurd, door de ontvanger wordt aangegeven dat er informatie ontbreekt om het verzoek te beoordelen. Om te voorkomen dat er een nieuw verzoek moet worden verstuurd, is het mogelijk om het verstuurde verzoek te heropenen.

Voorwaarden heropenen 

• Het heropenen wordt op productniveau door de zorgaanbieder geactiveerd
• Heropenen van een coördinatieverzoek is alleen mogelijk voor de volgende statussen: 
  • Verwijzer: 'wacht op antwoord' 
  • Ontvanger: 'open' - zodra het verzoek in behandeling wordt genomen verdwijnt de optie voor de verwijzer
• Het heropenen van een plaatsingsverzoek is mogelijk voor de volgende statussen: 
  • Verwijzer: 'wacht op antwoord', 'in beoordeling' of 'geaccepteerd'
  • Ontvanger: 'open', 'in beoordeling' of 'geaccepteerd'

Zo heropen je een verstuurd verzoek 

Nadat een coördinatie- of plaatinsgsverzoek is verstuurd, verschijnt in de rij van het verstuurde aanvraagformulier de knop 'heropenen' (mits aan bovenstaande voorwaarden is voldaan). 

1. Klik op heropenen 
2. Het aanvraagformulier verschijnt 
3. Voer de gewenste wijzigingen door 
4. Verstuur het aanvraagformulier opnieuw 

Zo herken je een verzoek dat bewerkt wordt

Het kan voorkomen dat een verzoek wordt heropend, maar niet direct verstuurd. In dat geval heeft de verwijzer in het aanvraagformulier op 'later afronden' geklikt. Dit is voor zowel de verzender als de ontvanger zichtbaar. 

Verzender

• De status van het verzoek is gewijzigd naar 'open' en er is een blauwe actieknop met 'aanvraagformulier' zichtbaar. 

• Wil je het heropenen annuleren, klik dan op 'wijzigingen terugdraaien'. 

Ontvanger 

• De status van het verzoek is gewijzigd naar 'wacht op antwoord'. Ook is de knop 'inzien' is verdwenen. 

• Pas als de verzender klaar is met de aanpassingen en de aanvraag opnieuw verstuurd, verschijnt de knop inzien weer. 

Zo herken je een verzoek dat heropend is 

Zodra de verzender klaar is met bewerken en de aanvraag opnieuw verstuurd, ontvang je hier een notificatiemail van. Dit herken je dit als ontvanger doordat de status van het verzoek terug is gezet naar 'open', ook als de status - in het geval van een plaatsingsverzoek - eerst 'in behandeling' of 'geaccepteerd' was. De knop 'inzien' is ook weer zichtbaar in de regel van de transactie. 

Zo sta je heropenen toe 

Heropenen toestaan wordt per product ingericht. Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Log in in ZorgDomein met de rol 'Beheer zorgproducten' 
2. Ga naar Zorgaanbod > Zorgproducten > Selecteer het product dat je wil aanpassen 
3. Ga naar 2. Aanvraagformulier
4. Selecteer bij 'Extra opties' de checkbox 'Heropenen toestaan' 
5. Publiceer de wijzigingen

Belangrijk voor coördinatieverzoeken 

Een coördinatieverzoek kan alleen worden heropend vóórdat deze in behandeling is genomen door het coördinatiepunt. Dit voorkomt dubbele werkdocumenten en versnipperde patiëntinformatie.

Controleer daarom als zorgcoördinator altijd de inhoud van een verzoek voordat je de status wijzigt naar 'In behandeling'. Dit helpt tevens bij het verkrijgen van betrouwbare inzichten in de verwerkingstijd. Details hierover vind je in het artikel over de transactie-export.