Persoonsbeheer door een Verantwoordelijk beheerder

Een actueel overzicht van je team is essentieel voor veilige zorg. Als Verantwoordelijk beheerder zorg jij dat nieuwe collega’s direct aan de slag kunnen, maar ook dat vertrekkende medewerkers geen toegang meer hebben tot patiëntgegevens.

Let op: Je kunt bepaalde persoonlijke gegevens van collega's wel inzien, maar niet wijzigen. Zo moet een medewerker bijvoorbeeld zelf het telefoonnummer of e-mailadres wijzigen. 

Nieuwe personen uitnodigen

Zijn jullie een huisarts- of verloskundigenpraktijk? Dan registreert een nieuwe medewerker zich via het HIS of VIS. In Hoe maak ik een persoonlijk account aan? staat beschreven hoe de medewerker dit kan doen.

Werken jullie zonder informatie systeem, volg dan onderstaande stappen om een nieuwe medewerker uit te nodigen.

Stappen

1. Log in op ZorgDomein via je informatiesysteem of via je inloggegevens
2. Ga naar tabblad Beheer > Organisatie en personen
3. Klik op Personen
4. Klik op de knop Uitnodigen om iemand uit te nodigen

Functies aanpassen

Verandert de rol van een medewerker, bijvoorbeeld door afstuderen? Het is belangrijk dat de functie in ZorgDomein overeenkomt met de werkelijkheid.

Tip: Let hier extra op in januari en september. Dit zijn de momenten waarop veel artsen afstuderen. Vergeet niet om hun functie aan te passen van bijvoorbeeld Basisarts naar Huisarts of Waarnemend huisarts.

Stappen

1. Log in op ZorgDomein via je informatiesysteem of via je inloggegevens
2. Ga naar tabblad Beheer > Organisatie en personen
3. Klik op Personen
4. Selecteer de naam van de medewerker
5. Kies voor wijzig functie, of voeg een extra functie toe als iemand meerdere rollen heeft
6. Sla de wijzigingen op

Medewerkers deactiveren/uit dienst

Verlaat een collega de praktijk? Zolang een account gekoppeld blijft, kan een oud-medewerker mogelijk nog patiëntinformatie inzien. Het is dan ook cruciaal voor de privacy om de toegang direct in te trekken.

Stappen

1. Log in op ZorgDomein via je informatiesysteem of via je inloggegevens
2. Ga naar tabblad Beheer > Organisatie en personen
3. Klik op Personen
4. Selecteer de naam van de persoon die je zoekt
5. Klik op de functie en kies voor Deactiveren
   • Wil je alle actieve functies van een account in één keer deactiveren, klik dan op Alle functies deactiveren

Bij het deactiveren verwijder je alleen de toegang tot jouw organisatie. Het persoonlijke ZorgDomein-account van de gebruiker blijft bestaan, zodat zij dit bij een eventuele nieuwe werkgever weer kunnen gebruiken.

Administratie en controle

Naast het wijzigen van personen heb je als beheerder extra tools om de administratie op orde te houden en collega's te helpen.

• Exporteer een overzicht: Maak via het tabblad Personen een export van alle medewerkers. Zo controleer je snel wie er allemaal aan jouw organisatie gekoppeld zijn

  • Hoe bekijk ik het overzicht van gebruikers?

  • Hoe maak ik een export van alle medewerkers?

• Controleer machtigingen: Zie direct wie er gemachtigd is om namens een ander te werken en of dit nog actueel is

  • Waar vind ik een overzicht van machtigingen binnen mijn organisatie?

• Raadpleeg gebruikersnamen: Is een collega vergeten met welk e-mailadres hij inlogt? Je zoekt dit eenvoudig op

• Check Edifact-instellingen: Bekijk welk Edifact-adres bij een collega staat ingesteld voor de digitale aflevering van berichten

Meer informatie

• Welke rechten en mogelijkheden horen bij een zorgverlenersfunctie?
• Welke rechten en mogelijkheden horen bij een beheerfunctie?