Een plaatsingsverzoek voor een patiënt versturen

In dit artikel leest u hoe u een Plaatsingsverzoek selecteert en verstuurt, en hoe u binnen een Plaatsingsverzoek overlegt.

Toelichting plaatsingsverzoek

Door via ZorgDomein een plaatsingsverzoek te sturen, kunt u informeren of een bepaald type zorg beschikbaar is; denk aan het aantal beschikbare bedden of de beschikbare tijdsloten (in de thuiszorg). De zorgaanbieder kan dit plaatsingsverzoek accepteren of afwijzen. Bij een acceptatie kunt u (als verzender) ervanuit gaan dat de patiënt bij de ontvanger terecht kan en kan de overdracht van informatie plaatsvinden.

Wilt u meer informatie over het afhandelen van een plaatsingsverzoek door de VVT-instelling? Kijk dan hier: Plaatsingsverzoek afhandelen.

Persoonlijk ZorgDomein-account

Wilt u de zorg voor een patiënt overdragen aan een VV&T-instelling? Dan kunt u via ZorgDomein een plaatsingsverzoek sturen en een overdracht van gegevens regelen. Hiervoor heeft u een persoonlijk ZorgDomein account-nodig, bijvoorbeeld met de functie Transferverpleegkundige. Heeft u nog geen account, vraag deze dan aan bij de Verantwoordelijk Beheerder van uw organisatie. Werkt uw zorginstelling met een verwijzende koppeling, dan kunt u uw account zelf aanmaken vanuit het EPD.

Plaatsingsverzoek selecteren en versturen

Om een plaatsingsverzoek op te stellen, logt u in op uw persoonlijke ZorgDomein-account: via www.zorgdomein.nl of (als er een koppeling is met het EPD) vanuit het dossier van uw patiënt. Vervolgens navigeert u in ZorgDomein naar het Zorgvraagmenu.

• Klik op ‘VV&T/Verblijf & Wonen’ en kies vervolgens voor het type zorg dat u zoekt voor uw patiënt.

• Nadat u de zorgvraag heeft gekozen, komt u in het aanbodscherm terecht. Hier kunt u onder de filters aan de linkerkant selecteren op ‘Plaatsingsverzoek’. U kunt ook andere filters aanzetten, bijvoorbeeld ’Straal’ en ‘Beschikbaarheid’. Verder kunt u de naam van een zorginstelling intypen in de zoekbalk, als u er een specifieke organisatie in gedachten heeft.

• U ziet nu Plaatsingsverzoeken die u kunt selecteren op basis van uw zoekopdracht in het zorgvraagmenu. U kunt bij ieder Plaatsingsverzoek de beschikbaarheid zien. Er zijn verschillende typen beschikbaarheid, zoals op basis van vrije bedden of op basis van tijdsloten voor de thuiszorg. De zorginstelling die het plaatsingsverzoek aanbiedt houdt via ZorgDomein de beschikbaarheid bij.
• Klik vervolgens op het gewenste plaatsingsverzoek - hiermee start u de aanvraag. In het aanvraagformulier vult u de informatie in die de VV&T zal gaan beoordelen.
• Heeft uw informatiesysteem geen koppeling met ZorgDomein, dan voert u nu de patiëntgegevens in. Is er wel een koppeling, dan worden deze gegevens automatisch ingevuld vanuit het informatiesysteem.
• Kies daarna voor Doorgaan en Versturen. Let op: De patiënt is hiermee nog NIET geplaatst.

Regie en overleggen binnen een plaatsingsverzoek

Wanneer de aanvraag is ontvangen stuurt de zorginstelling, bijvoorbeeld een VV&T, een Acceptatie, Afwijzing of ‘In Beoordeling’-status. U ontvangt de reactie via een mailnotificatie en (als dit is ingericht voor uw zorginstelling) rechtstreeks in uw EPD. Om de inhoud van de reactie in te zien, dient u in te loggen in ZorgDomein.

De reactie op uw plaatsingsverzoek en de status van het verzoek vindt u terug in Regie. Het verzoek is te zien onder de filter ‘Openstaand’ en krijgt bij acceptatie de status ‘Geaccepteerd’ (in het groen) zoals in onderstaande afbeelding:

In een plaatsingsverzoek zit de knop ‘Toon reacties’. Via deze knop kunt u overleggen met iedereen die rondom dit plaatsingsverzoek werkt. Zowel de verzender als de ontvanger zien wat u via ‘Toon reacties’ communiceert. Hieronder een aantal aandachtspunten om hier goed mee te werken:

• Klik op ‘Toon reacties’ en u ziet een nieuw scherm met alle reacties.
• In het scherm zit een knop ‘Alles markeren als gelezen’. Hiermee kunt u aangeven dat de reacties gelezen zijn.
• U moet handmatig aangeven of een reactie gelezen is. Zo voorkomen we dat een bericht dat u hebt geopend automatisch op ‘gelezen’ komt te staan, terwijl het bericht bijvoorbeeld bedoeld is voor een collega.
• In het Regie-scherm kunt u direct zien of er ongelezen reacties zijn. Is het wolkje in de eerste kolom oranje, dan zijn er reacties die nog zijn niet aangemerkt als gelezen. Grijs wolkje: de reacties zijn aangemerkt als gelezen.
• U kunt zien wie en met welke functie een bericht heeft geplaatst.
• Ook kunt u zien wanneer het bericht verstuurd is. Zodra dit langer dan 8 uur geleden is, dan komt er een datum en tijdstip bij.
• Bent u de verzender en wilt u dat uw collega’s ook de reacties kunnen inzien die u geplaatst heeft? Dan moet u uw collega’s daarvoor machtigen. En wilt u reacties van collega’s inzien, dan moeten ze u machtigen.
• Wilt u notificaties ontvangen van ontvangen reacties dan kunt u dit laten instellen via support. 

U kunt een afgewezen plaatsingsverzoek makkelijk hergebruiken via de knop ‘Hergebruiken plaatsingsverzoek’. Hiermee kunt u meteen verder op zoek voor de patiënt.

Ook kunt u een aanvraagformulier heropenen om aanpassingen te doen, bijvoorbeeld als de gegevens omtrent de plaatsing of de patiënt zijn gewijzigd.

  Het is belangrijk om hier met collega’s een goede en gestructureerde werkwijze in te vinden. Wanneer een plaatsingsverzoek is geaccepteerd, kunt u kiezen voor de blauwe knop ‘Gelezen’. Hiermee rondt u het plaatsingsverzoek af en is duidelijk voor collega’s dat de zorg voor de patiënt kan worden overgedragen naar de betreffende instelling.

Hierna is het nog zaak om de overdracht te regelen via ZorgDomein. Meer informatie hierover vindt u terug in dit artikel.