Een verwijzing of aanvraag annuleren

In dit artikel vind je meer informatie over de implementatie van het annuleringsbericht in ZorgDomein. Hoe gaat de implementatie in zijn werk en welke rol speelt de leverancier van het informatiesysteem?

Het proces van annuleren

De verwijzer kan vanuit Regie een verwijzing annuleren door de verwijzing open te klappen en te kiezen voor de acties annuleren.

Als de organisatie geen annuleringsbericht heeft ingericht zal de verwijzer onderstaande scherm te zien krijgen. De verwijzer zal zelf contact moeten opnemen met de ontvangende organisatie om het annuleren van een verwijzing door te geven. 

Als de organisatie wel een annuleringsbericht heeft ingericht zal de verwijzer onderstaand scherm te zien krijgen. De annulering zal inclusief de reden van annuleren worden doorgegeven aan de ontvangende organisatie.

Reden van annuleren

De verwijzer heeft verschillende opties om een verwijzing te annuleren, de gekozen reden wordt meegegeven in het annuleringsbericht. Deze redenen worden beheerd door ZorgDomein

Het annuleren van een verwijzing met status 'In planning'

• De verwijzer sluit het CS-Zorgportaal scherm (mogelijk omdat er een fout is in het CS-Zorgportaal scherm waardoor de verwijzer niet verder kan)
• In regie staat deze verwijzing op status ‘In planning’
• De verwijzer heeft de mogelijkheid om de verwijzing opnieuw te starten of te annuleren.
• In de situatie van annuleren kan de verwijzer alleen reden ‘fout met het plansysteem’ selecteren.

Het annuleringsbericht

Vaak wordt hier een email bestemming voor ingericht, de ontvangende organisatie zal deze mailbox moeten uitlezen en handmatig de annulering verwerken in het eigen EPD.

Een annuleringsmail ziet er als volgt uit:

Alleen voor HIX standaard content kan er een annuleringbericht worden ingericht die via HL7 SRM2016 wordt verzonden.

Het annuleringsbericht voor HIX standaard content

Wat is de toegevoegde waarde voor de klant?

Geannuleerde orders worden vanuit Zorgdomein zichtbaar in HiX op de diverse poliklinieken. Dit voorkomt dat poli medewerkers naast de werklijst in HiX  ook nog een mailbox in de gaten moeten houden om te zien of er een verwijzing geannuleerd is. Via de koppeling kan een geannuleerde verwijzing ook niet meer per ongeluk worden ingepland. Dit komt de kwaliteit, efficiency en veiligheid ten goede.

De verschillende scenario’s

1. Afspraak nog niet gemaakt/gepland in agenda: Annulering komt binnen en haalt de oorspronkelijke order van werklijst – de order verdwijnt dus gewoon weer. In een overzicht bij de patiënt kun je de (geannuleerde) verwijzing(en) nog wel terugvinden
2. Afspraak al gemaakt/gepland in agenda: Annulering komt binnen als nieuwe order (taak) op de werklijst – een extra order (melding) dus. Daarna kun je de afspraak van daaruit annuleren

Annuleringen via ZorgDomein in HiX - Hoe werkt het?

• Via EPD Dashboard onder de tab ‘Orders’ kun je altijd direct de status van een verwijzing bekijken. Dit geldt ook voor orders die van de werklijst zijn verdwenen en/of zijn geannuleerd
• Staat de Zorgdomein-verwijzing (order) nog op de werklijst? Dan wordt deze verwijderd
• Is de order al ingepland? Dan komt er een nieuwe order ‘geannuleerde verwijzing’ op de lijst
  • Je kunt de order inzien door onderin de balk te kiezen voor 'Afspraak inzien'
  • Je kunt de order annuleren door onder in de balk te kiezen voor 'afspraak annuleren
  • Je kunt de order voltooien zonder een directe handeling uit te voeren

Technische inrichting

1. Bij de organisatie moet de template voor het Annuleringsbericht zijn gekoppeld
2. In de clusters moet bij onderdeel 4. Formulieren het Annuleringsbericht inclusief template zijn geselecteerd
3. In de clusters moet bij onderdeel 5. Bestemmingen bij annuleringsberichten een geldige bestemming zijn gekoppeld (EMAIL of SRM2016)
   Let op: Moeten de annuleringsberichten binnenkomen in HIX, gebruik dan altijd SRM2016

Inrichting van het annuleringsbericht bij KCL / MMB

Als er wordt gewerkt met product- en materiaal clusters

1. Bij de organisatie moet de template voor het Annuleringsbericht zijn gekoppeld
2. In het product cluster moet bij onderdeel 4. Formulieren het Annuleringsbericht inclusief template zijn geselecteerd
3. In het product clusters moet bij onderdeel 5. Bestemmingen bij het onderdeel annuleringsberichten een geldige bestemming zijn gekoppeld (EMAIL of OMLv3)
4. In alle materiaal clusters moet bij onderdeel 4. Formulieren het Annuleringsbericht inclusief template zijn geselecteerd
5. In alle materiaal clusters wordt bij onderdeel 5. Bestemmingen geen bestemming gekoppeld voor bij annuleringsberichten
6. In het zorgproduct moet bij de geselecteerde bepalingen, onder 2. Aanvraagformulier,  een vinkje staan bij ''Kopie aanvraag'

Inrichting van het annuleringsbericht bij Radiologie

1. Bij de organisatie moet de template voor het Annuleringsbericht zijn gekoppeld
2. In het cluster moet bij onderdeel 4. Formulieren het Annuleringsbericht inclusief template zijn geselecteerd
3. In het clusters moet bij onderdeel 5. Bestemmingen bij het onderdeel annuleringsberichten een geldige bestemming zijn gekoppeld (EMAIL of ORMv3)