Wat houdt de implementatie van het annuleringsbericht in?

Via een annuleringsbericht wordt de annulering van een eerder verstuurde verwijzing of aanvraag digitaal doorgegeven aan de ontvangende zorginstelling. In dit artikel lees je hoe de implementatie van het annuleringsbericht in ZorgDomein in zijn werk gaat en welke rol de leverancier van het informatiesysteem speelt.

In het kort

• Een verwijzer kan vanuit Regie een verwijzing annuleren en een reden opgeven
• Een ingericht annuleringsbericht geeft de annulering inclusief reden digitaal door aan de ontvangende zorginstelling
• Is er geen annuleringsbericht ingericht, dan neemt de verwijzer handmatig contact op met de ontvangende zorginstelling

Verder toegelicht

Het proces van annuleren

De verwijzer annuleert een verwijzing in ZorgDomein. Afhankelijk van de inrichting gebeurt het volgende:

• Met annuleringsbericht: De annulering en de geselecteerde reden worden digitaal doorgegeven aan de ontvangende zorginstelling. De redenen worden beheerd door ZorgDomein
• Zonder annuleringsbericht: De verwijzer krijgt een melding om zelf contact op te nemen met de ontvangende zorginstelling om de annulering door te geven
• Staat een verwijzing op 'In planning' nadat de verwijzer het CS-Portaal heeft afgesloten, dan kan de verwijzer de verwijzing opnieuw starten of annuleren. In dit geval is bij annulering alleen de reden 'fout met het plansysteem' beschikbaar

Verwerking bij de ontvangende zorginstelling

De verwerking van de annulering hangt af van de gekozen bestemming:

• E-mail: Het bericht komt binnen in een mailbox. Een medewerker leest de mailbox uit en verwerkt de annulering handmatig in het eigen elektronisch patiëntendossier (EPD)
• EPD-koppeling (HL7 SRM2016): Voor HIX standaard content kan een annuleringbericht worden ingericht die via HL7 SRM2016 wordt verzonden. Geannuleerde orders worden vanuit Zorgdomein zichtbaar in HiX op de diverse poliklinieken. Dit voorkomt dat geannuleerde verwijzingen per ongeluk worden ingepland
  • Afspraak nog niet gepland: De oorspronkelijke order verdwijnt van de werklijst. De geannuleerde verwijzing blijft zichtbaar in het overzicht van de patiënt
  • Afspraak al gepland: Er verschijnt een nieuwe taak ('geannuleerde verwijzing') op de werklijst. Een medewerker kan de afspraak vanuit daar inzien, annuleren of voltooien
    

Technische inrichting per afdeling

Gebruik voor verwerking in een EPD altijd de standaarden SRM2016, OMLv3 of ORMv3. Dit voorkomt dat medewerkers naast hun EPD-werklijst ook nog een e-mailbox moeten bewaken.