In dit artikel:
Via een coördinatieverzoek kan de aanvrager informeren of bemiddeling of triage voor een bepaalde cliënt en type zorg mogelijk is. Het coördinatiepunt neemt dit coördinatieverzoek in behandeling of wijst het af. Bij het in behandeling nemen, kan het coördinatiepunt via een werkdocument verdere informatie over de casus vastleggen en de aanvraag doorsturen naar een VV&T.
Persoonlijk ZorgDomein-account
Om coördinatieverzoeken te kunnen ontvangen en verwerken, hebben medewerkers een persoonlijk account nodig met de rol zorgcoördinator; dit in verband met de privacywetgeving. De Verantwoordelijk Beheerder van het coördinatiepunt kan de medewerker voor een ZorgDomein-account uitnodigen. De beheerder koppelt de medewerker dan aan het cluster waarvoor hij of zij coördinatieverzoeken mag inzien en oppakken. Zie ook Clusters in ZorgDomein.
Een coördinatieverzoek ontvangen
Een zorgorganisatie kan een coördinatieverzoek op verschillende manieren ontvangen: via een koppeling, direct in de mail of door het op te halen in ZorgDomein na ontvangst van een notificatiemail. Een coördinatieverzoek bestaat uit een aanvraagformulier met informatie en eventueel een bijlage.
Reageren op een coördinatieverzoek
De medewerker logt in op ZorgDomein en gaat naar 'Regie'. Een ontvangen coördinatieverzoek is zichtbaar in het regiescherm en kan worden teruggevonden via het filter 'Openstaand' (links in het scherm).
Via de knop Inzien open je het aanvraagformulier en eventuele bijlage van het coördinatieverzoek.
Daarna is het mogelijk om twee acties uit te voeren:
- Klik op Afwijzen als de cliënt niet in behandeling genomen kan worden door het coördinatiepunt. Vul de reden van afwijzing in. De verzender ontvangt een bericht over de afwijzing.
- Klik op In behandeling nemen als de cliënt in behandeling genomen kan worden voor bemiddeling of triage. Op het moment dat het coördinatieverzoek in behandeling is genomen, dan opent het werkdocument.
- Merk je dat de informatie onvolledig is, dan kun je de verwijzer vragen de ontbrekende informatie via een nazending te delen. Hiervoor is het belangrijk dat je als coördinatiepunt de module 'bijlage' hebt afgenomen. De nazending verschijnt als extra document in de transactiedetails.
- NB: Het is belangrijk duidelijke werkafspraken te maken over hoe je geïnformeerd wordt over de nazending. Als een coördinatieverzoek dat al op 'in behandeling' staat een nazending ontvangt, komt deze niet onder 'openstaand' tevoorschijn. Zorg dat je e-mailnotificaties hiervoor hebt ingericht of dat de verwijzer, indien mogelijk, een chatbericht meestuurt
Werkdocument compleet maken
In het werkdocument wordt alle informatie uit het aanvraagformulier van de initiële aanvrager overgenomen. Pas of vul deze informatie indien nodig aan om de triage compleet te maken.
- Wil je het werkdocument op een later moment afronden? Klik dan onderaan het formulier of links bovenin op Later afronden. De status van het werkdocument wijzigt dan naar 'In concept'.
- Het is mogelijk om met meerdere personen aan het werkdocument te werken. Dit kan alleen als het persoonlijk account gekoppeld is aan het cluster waar het coördinatieverzoek op binnen is gekomen.
- Bovendien kunnen er notities voor bijvoorbeeld collega's op het werkdocument worden achtergelaten via Notitie maken, rechts bovenin het werkdocument onder het kopje 'Interne notities'. Deze informatie wordt later niet meegestuurd.
- Als tijdens de triage blijkt dat de aanvraag toch afgewezen moet worden, klik dan op Verwijderen van het werkdocument. Hiermee krijgt het coördinatieverzoek van de verzender weer de status 'Open' en kan er alsnog gekozen worden voor de optie Afwijzen.
- Indien de aanbieder, waar de patiënt wenst geplaatst te worden, niet op ZorgDomein aanwezig is of er een ander coördinatiepunt geconsulteerd dient te worden, is er een optie om het werkdocument als PDF te download. Dit kan via de knop 'Downloaden'. Er opent een PDF viewer vanuit deze knop, hier kan je vervolgens het bestand opslaan of printen.
- NB: Een werkdocument wordt tussentijds opgeslagen. Om er zeker van te zijn dat jouw laatste wijzigingen ook in het PDF bestand aanwezig zijn, raden we je aan om eerst op 'Later afronden' te klikken, het werkdocument opnieuw te openen en daarna te downloaden. Op deze manier weet je zeker dat je de laatste versie van het werkdocument download.
Vanuit werkdocument een plaatsingsverzoek versturen
Als het werkdocument compleet is, dan kan het werkdocument omgezet worden naar een plaatsingsverzoek aan de VV&T. Kies hiervoor onderaan het scherm voor Verder naar zorgaanbod. Het zorgaanbodmenu wordt geopend en je kunt een plaatsingsverzoek versturen voor de cliënt.
Bij het starten van de aanvraag voor een plaatsingsverzoek opent het aanvraagformulier met daarin alle informatie uit het werkdocument dat 1 op 1 is overgenomen.
Na het versturen van de aanvraag zullen er in het regiescherm 2 regels zichtbaar zijn. Eén coördinatieverzoek die verstuurd is vanuit de verwijzer richting het coördinatiepunt en één plaatsingsverzoek die vanuit het coördinatiepunt verstuurd is naar de VV&T.
Wil je een verstuurd plaatsingsverzoek van een collega bekijken? Vink dan in Regie links bovenin 'Items van collega's' aan.
Plaats gevonden terugkoppelen aan aanvrager
Als er een plek is gevonden bij een VV&T-instelling, dan is het van belang om in het plaatsingsverzoek de acceptatie te bevestigen.
Vervolgens kan de aanvrager van het coördinatieverzoek hiervan op de hoogte worden gebracht via de knop Plaats gevonden terugkoppelen.
De door de VV&T instelling ingevulde informatie wordt voor ingevuld. Het is mogelijk om deze informatie aan te vullen of te wijzigingen, met uitzondering van de organisatienaam en het afleveradres van een eventuele (verpleegkundige) overdracht. Na het versturen ontvangt de aanvrager alle plaatsingsinformatie en kan bijv. de overdracht in gang worden gezet. Het coördinatieverzoek krijgt de status "afgerond".
- Als er geen acceptatie is bevestigd voor het plaatsingsverzoek, wordt er geen informatie automatisch ingevuld in 'Plaats gevonden terugkoppelen'.
- Het is mogelijk dat een coördinatieverzoek alsnog afgewezen moet worden na versturen van een plaatsingsverzoek, bijvoorbeeld omdat er geen geschikte plek beschikbaar blijkt of een verandering in de situatie van de cliënt plaatsvindt. In dit geval zoek je via Regie het betreffende coördinatieverzoek op en kies je via Inzien alsnog voor Afwijzen.
Overleggen in een coördinatieverzoek
In een coördinatieverzoek zit de knop Toon reacties. Via deze knop kun je overleggen met iedereen die rondom dit coördinatieverzoek werkt binnen het coördinatiepunt en de VV&T. Let op: huisartsen hebben deze functionaliteit niet. Hieronder een aantal aandachtspunten om hier goed mee te werken:
- ZorgDomein kan instellen dat er een notificatiebericht via de mail binnenkomt, wanneer er een nieuwe reactie is geplaatst
- Klik op Toon reacties om alle reacties van dat verzoek in te zien in een nieuw scherm
- In het scherm zit een knop Alles markeren als gelezen. Hiermee geef je aan dat de reacties gelezen zijn
- Je moet handmatig aangeven of een reactie gelezen is. Dit is gedaan om te voorkomen dat als je een bericht opent, deze automatisch op gelezen komt te staan; terwijl deze bijvoorbeeld bedoeld is voor een collega
- In het scherm Regie zie je direct of er ongelezen reacties zijn. Is het wolkje in de eerste kolom oranje, dan zijn er reacties die nog zijn niet aangemerkt als gelezen. Grijs wolkje: de reacties zijn aangemerkt als gelezen
- Je kunt zien wie en met welke functie een bericht heeft geplaatst en wanneer het bericht verstuurd is. Zodra dit langer dan 8 uur geleden is, dan komt er een datum en tijdstip bij
- Statussen in Regie
Er zijn verschillende statussen mogelijk in de Regie van een coördinatiepunt. Je kunt hier makkelijk op filteren via de filters aan de linkerkant. Hieronder vind je een overzicht met de statussen en hun betekenis voor het specifieke verzoek:
Binnenkomende cliënten (coördinatieverzoeken)
-
Er is een nieuw coördinatieverzoek binnengekomen dat moet worden opgepakt
-
Het coördinatieverzoek is door het coördinatiepunt in behandeling genomen
-
Er wordt een nazending voorbereid door de aanvrager voor het verzoek dat al in behandeling is genomen.
-
De aanvrager heeft het coördinatieverzoek geannuleerd
-
De aanvrager heeft het coördinatieverzoek hergebruikt om bijvoorbeeld naar een andere aanbieder te sturen of opnieuw naar het coördinatiepunt te sturen, maar dan met aangevulde informatie
-
Het coördinatiepunt heeft het coördinatieverzoek van de aanvrager afgewezen
-
Het coördinatiepunt heeft 'Plaats gevonden' teruggekoppeld aan de aanvrager. Hiermee is het coördinatieverzoek afgerond
Uitgaande cliënten (plaatsingsverzoeken)
-
Dit kunnen 2 dingen zijn: 1. Een werkdocument dat nog niet is omgezet in een plaatsingsverzoek. 2. Een plaatsingsverzoek dat nog niet is verstuurd
-
-
De VV&T heeft het plaatsingsverzoek op 'In beoordeling' gezet. Ze zijn bezig om de aanvraag te beoordelen en hierna volgt een afwijzing, op wachtlijst of acceptatie
-
De VV&T heeft het plaatsingsverzoek op een wachtlijst geplaatst. In het wachtlijstbericht zie je wat dit betekent
-
Het plaatsingsverzoek is door de VV&T geaccepteerd
-
De acceptatie van het plaatsingsverzoek is door het coördinatiepunt bevestigd. De VV&T weet nu ook dat het coördinatiepunt de acceptatie heeft gezien en de Transfer in gang wordt gezet
-
-
-
Goed om te weten
Wanneer de VV&T-instelling een plaatsingsverzoek accepteert of afwijst, ontvang je hier een een notificatie van. Het e-mail adres waar dit op binnenkomt stel je in in je persoonlijke account onder je functiegegevens van Zorgcoördinator. Is het van belang dat iedere zorgcoördinator op het coördinatiepunt deze updates moet ontvangen? Dan moet iedere collega hier een algemeen e-mail adres instellen.