Plaatsingsverzoeken afhandelen

In dit artikel vindt u informatie over hoe u als ontvanger met een plaatsingsverzoek kunt werken binnen Regie.

Toelichting plaatsingsverzoeken

Door via ZorgDomein een plaatsingsverzoek te sturen, kan de verzender informeren of een bepaald type zorg beschikbaar is; denk aan het aantal beschikbare bedden of de beschikbare tijdsloten (in de thuiszorg). De zorgaanbieder kan dit plaatsingsverzoek accepteren of afwijzen. Bij een acceptatie kan de verzender ervanuit gaan dat de patiënt bij de ontvanger terecht kan en kan de overdracht van informatie plaatsvinden.

Een plaatsingsverzoek ontvangen

Een zorgorganisatie kan een plaatsingsverzoek op verschillende manieren ontvangen: via een koppeling, direct in de mail of door het op te halen in ZorgDomein na ontvangst van een notificatiemail. Een plaatsingsverzoek bestaat uit een aanvraagformulier met informatie en eventueel een bijlage.

Persoonlijk ZorgDomein-account

Om plaatsingsverzoeken te kunnen ontvangen en verwerken, hebben medewerkers een persoonlijk account nodig; dit in verband met de privacywetgeving. Indien uw medewerkers plaatsingsverzoeken in ZorgDomein gaan ophalen, dan doen ze dit vanuit hun eigen account. Ook voor de reactie op het plaatsingsverzoek in ZorgDomein loggen medewerkers in met hun persoonlijk account.

De verantwoordelijk beheerder in uw organisatie kan de medewerker voor een ZorgDomein-account uitnodigen. De beheerder koppelt de medewerker dan aan het cluster waarvoor hij of zij plaatsingsverzoeken mag inzien en oppakken. Zie ook Clusters in ZorgDomein. 

Reageren op een plaatsingsverzoek

Een ontvangen plaatsingsverzoek is zichtbaar via het filter "Openstaand" (links in het scherm). Via de knop "Inzien" kunt u het aanvraagformulier en eventuele bijlage van het plaatsingsverzoek inzien:

Daarnaast kunt u drie acties uitvoeren:

1. Start beoordeling: u geeft bij de verzender aan dat de beoordeling van het verzoek is gestart.
2. Afwijzen: als de cliënt niet in zorg genomen kan worden. Klik op "Afwijzen" en vul de reden van afwijzing in. De verzender ontvangt een bericht over de afwijzing.
3. Accepteren: als de cliënt in zorg genomen kan worden. Klik op "Accepteren". U kunt eventueel een afwijkende plaatsingsdatum invullen en een opmerking toevoegen. De verzender ontvangt een bericht over de acceptatie. 
   1. De verzender dient een geaccepteerd plaatsingsverzoek te bevestigen. De status veranderd dan van 'geaccepteerd' naar 'acceptatie bevestigd'. Bij deze status kunt u er vanuit gaan dat de patiënt bij u geplaatst is. 
4. Op wachtlijst: als de cliënt niet direct in zorg genomen kan worden maar wel op de wachtlijst geplaats kan worden. De verzender ontvangt een bericht over de plaatsing op de wachtlijst.

Op het moment dat u een plaatsingsverzoek heeft bevestigd dient de verzender deze nog te bevestigen. Als de verzender dit heeft gedaan krijgt het plaatsingsverzoek de status 'acceptatie bevestigd'.

Direct beschikbaarheid aanpassen

Heeft u ook de rechten voor "beheer toegangstijden" in uw account? Dan kunt u direct na het accepteren of afwijzen de beschikbaarheid van het aanbod aanpassen. Zo houdt u het aanbod in het aanbodscherm van ZorgDomein actueel voor de verzenders.

Overdracht regelen

Wanneer u een plaatsingsverzoek accepteert kunt u gelijk aangeven waar de overdracht naartoe verstuurd kan worden door de verzender. Hiervoor selecteert u een cluster. Als u niet weet waar de overdracht naartoe gestuurd moet worden dan kunt u kiezen voor de optie 'ontvangend cluster onbekend'.

Overleggen in een plaatsingsverzoek

In een plaatsingsverzoek zit de knop "Toon reacties". Via deze knop kunt u overleggen met iedereen die rondom dit plaatsingsverzoek werkt. Zowel de verzender als de ontvanger zien wat je via "Toon reacties" communiceert. Hieronder een aantal aandachtspunten om hier goed mee te werken:

• Klik op "Toon reacties" en u ziet een nieuw scherm met alle reacties.
• In het scherm zit een knop "Alles markeren als gelezen". Hiermee kunt u aangeven dat de reacties gelezen zijn.
• U moet handmatig aangeven of een reactie gelezen is. Dit is gedaan om te voorkomen dat als u een bericht opent deze automatisch op gelezen komt te staan; terwijl deze bijvoorbeeld bedoeld is voor een collega.
• In het scherm Regie kunt u direct zien of er ongelezen reacties zijn. Is het wolkje in de eerste kolom oranje, dan zijn er reacties die nog zijn niet aangemerkt als gelezen. Grijs wolkje: de reacties zijn aangemerkt als gelezen.
• U kunt zien wie en met welke functie een bericht heeft geplaatst.
• Ook kunt u zien wanneer het bericht verstuurd is. Zodra dit langer dan 8 uur geleden is, dan komt er een datum en tijdstip bij.
• Bent u de verzender en wilt u dat uw collega’s ook de reacties kunnen inzien die u geplaatst heeft? Dan moet u uw collega’s daarvoor machtigen. En wilt u reacties van collega’s inzien, dan moeten ze u machtigen.
• Wilt u een e-mail notificatie ontvangen bij een nieuw bericht? Dit kunt u laten inrichten door support van ZorgDomein. 

Filters in Regie

Het scherm Regie toont in ZorgDomein alle uitgaande en binnenkomende patiënten/cliënten. Afhankelijk van de rechten in uw account ziet u alles van uw organisatie of een deel hiervan. Dankzij de filters in het regiescherm kunt u gemakkelijk bepaalde transacties vinden. U kunt filteren op:

• openstaand: snel een overzicht van wat nog openstaat. Als u het schuifje niet op 'openstaat' zet heeft u een overzicht van alles wat in de 18 maanden is verstuurd.
• items van collega’s: bent u als verzender gemachtigd, dan kunt u snel zien wat uw collega’s hebben verstuurd
• binnenkomende of uitgaande patiënten
• cluster: werkt u voor meerdere clusters (of teams), dan selecteert u hier snel de transacties van één of meerdere teams
• status van de transactie: bijvoorbeeld 'in beoordeling', 'op wachtlijst'
• type transactie: bijvoorbeeld verwijzing, overdracht of plaatsingsverzoek

Tot slot kunt u in de zoekbalk binnen Regie zoeken op bijvoorbeeld ZD-nummer en naam van de patiënt.