Hoe verstuur ik een coördinatieverzoek?

Met de Transferoplossing van Zorgdomein kun je als huisarts of transfermedewerker ook coördinatieverzoeken versturen naar het regionale coördinatiepunt dat de vervolgzorg naar VV&T coördineert.

Een coördinatieverzoek versturen

Om een coördinatieverzoek te kunnen versturen heb je een ZorgDomein account nodig. Heb je nog geen persoonlijk account, vraag deze dan aan bij de Verantwoordelijk Beheerder van jouw organisatie via het formulier op onze website. Kan er vanuit jouw HiS of EPD verwezen worden, maak dan jouw account zelf aan door een aanvraag te starten vanuit het dossier.

Log in op ZorgDomein
Ga naar het startscherm
Kies voor Verpleging, verzorging & thuiszorg of Verblijf en wonen
Kies vervolgens voor de gewenste zorgvraag
(Optioneel) Selecteer in de filterbalk aan de linkerkant van het scherm de juiste filter, bij zorgproducttype, in dit geval 'coördinatieverzoek'.
Klik op het coördinatiepunt dat de bemiddeling in de regio doet.
Klik op Start aanvraag
Voer de patiëntgegevens in. Heb je ZorgDomein geopend vanuit het dossier in HiS of het EPD, dan worden deze gegevens automatisch ingevuld.
Klik op Doorgaan
Je komt in het aanvraagformulier terecht
- Heb je al een ingevuld aanvraagformulier? Vink dan de optie 'Ja (zie bijlage)' aan, voer de gevraagde gegevens in en upload het bestand vanuit het EPD
- Heb je nog geen ingevuld aanvraagformulier? Vink dan de optie 'Nee' aan en voer de extra velden handmatig in
Klik vervolgens op Doorgaan
Klik op Versturen

Vervolgens is het coördinatiepunt aan zet om de aanvraag te beoordelen en vervolgens door te zetten als plaatsingsverzoek naar een VV&T-instelling. Het is belangrijk in de regio werkafspraken te maken, bijvoorbeeld over wanneer een verzoek op 'in behandeling' wordt gezet.

Een coördinatieverzoek bijwerken

Indien de zorgcoördinator meer informatie nodig heeft van een patiënt om te triëren of een plaatsing te regelen, zijn er twee mogelijkheden om deze informatie aan te vullen (afhankelijk van de status van het verzoek).

Ga hiervoor naar 'Regie' en ga naar het betreffende verzoek.
Indien de status nog 'wacht op antwoord' of is, kan het verzoek heropend worden (mits dit door de zorgaanbieder op zorgproductniveau is ingesteld).
1. Klik op heropenen
2. Het oorspronkelijke aanvraagformulier opent, voer de gewenste wijzigingen door.
3. Klik op 'versturen'
Indien de status al 'In behandeling' al, kan er gebruik worden gemaakt van een 'Nazending' (mits dit is ingesteld).
1. Klik op 'Nazending'
2. Selecteer de bijlage, indien er een koppeling met het HiS of EPD is, kun je de bijlage direct uit het zorgsysteem selecteren.
3. Voeg eventueel een toelichting op de bijlage toe en verstuur de nazending

Een coördinatieverzoek annuleren of hergebruiken

Het kan voorkomen dat de situatie van de patiënt verandert of dat bijvoorbeeld de familie van de patiënt niet akkoord gaat met de gevonden plaats. In dat geval is het wenselijk een aanvraag annuleren of her te gebruiken.

Hergebruik: indien het coördinatieproces nog niet is afgerond en er een nieuw coördinatieverzoek verstuurd moet worden, kies je voor hergebruik. De informatie uit het oorspronkelijke coördinatieverzoek, die overeenkomt met de informatie uit het nieuwe verzoek, wordt op dat moment overgenomen
Annuleren: indien de medische situatie van de patiënt is gewijzigd en het coördinatieproces ten einde komt, kies je voor annuleren. Hiermee stopt het coördinatieproces, er is op dat moment geen hergebruik meer mogelijk op het coördinatieverzoek. Er zal een volledig nieuw coördinatieverzoek aangemaakt moeten worden om de zorg te vervolgen

Belangrijk om te weten

Om een nazending te kunnen ontvangen, moet het coördinatiepunt deze mogelijkheid bij het cluster hebben aangezet. Dit kan door onze supportafdeling worden ingericht.
Een nazending kan worden toegevoegd voor coördinatieverzoek met de status 'Open' of 'In behandeling'. Indien de status van het verzoek 'Plaats gevonden' is, is het verzoek afgerond en is het niet mogelijk om een nazending te doen.
Het coördinatieverzoek behoudt de status 'open' zolang een nazending is gestart, maar niet is afgerond.
Via de clusterinstellingen van de ontvangende partij, kunnen e-mailnotificaties afgeleverd worden op het moment dat er een nazending wordt gedaan.

Er is een plaats gevonden door het coördinatiepunt

Indien er een plaats is gevonden, wordt de status aangepast van 'In behandeling' naar 'Plaats gevonden'. Er verschijnt ook een knop 'gelezen'. Zolang deze knop niet wordt aangevinkt, blijft het coördinatieverzoek zichtbaar onder 'openstaande acties' in 'Regie'.

Een verpleegkundige overdracht versturen vanuit een coördinatieverzoek

Zodra het coördinatieverzoek de status 'Plaats gevonden' heeft, kunnen we de functionaliteit aanzetten dat er in de transactiedetails een knop 'Overdracht sturen' verschijnt (voor het ziekenhuis). Wens je hiervan gebruik te maken, neem contact op met jouw accountmanager.

Als de ontvanger een cluster voor overdracht heeft geselecteerd kun je direct naar het juiste cluster de overdracht versturen. Als de ontvanger geen cluster voor overdracht heeft geselecteerd krijg je 2 opties:

Een overleg openen om de ontvanger te vragen waar de overdracht naartoe dient te gaan
De overdracht alsnog versturen naar een cluster dat je zelf opzoekt

Als er een koppeling is met een ZorgDomein, klik je op de knop Zorgplatform in je EPD. Hier kun je vanuit het EPD al een document klaarzetten dat vervolgens meteen kan worden toegevoegd. De overdracht is als een aparte transactie in 'Regie' zichtbaar.

Statussen in regie

Er zijn verschillende statussen mogelijk in de Regie van een huisarts of transfermedewerker. Je kunt hier makkelijk op filteren via de filters aan de linkerkant. Hieronder vind je een overzicht met de statussen van een coördinatieverzoek en hun betekenis voor het specifieke verzoek:

Er is een nieuw coördinatieverzoek gestart, maar nog niet verstuurd
Het coördinatieverzoek is verstuurd naar de ontvange
Het coördinatieverzoek is door het coördinatiepunt in behandeling genomen
De aanvrager heeft het coördinatieverzoek geannuleerd
De aanvrager heeft het coördinatieverzoek hergebruikt om bijvoorbeeld naar een andere aanbieder te sturen of opnieuw naar het coördinatiepunt te sturen, maar dan met aangevulde informatie
Het coördinatiepunt heeft het coördinatieverzoek van de aanvrager afgewezen
Het coördinatiepunt heeft 'Plaats gevonden' teruggekoppeld aan de aanvrager. Hiermee is het coördinatieverzoek afgerond